I forrige blogg vi delte nøyaktig hva et S2P-prosjekt leverer og hvordan du får det i gang. La oss nå gå et skritt videre. S2P-prosjektet starter, men hvordan gjør du det? Og hva bør du ta hensyn til? Vi vil diskutere det i denne bloggen.
Bestillingen av et S2P-prosjekt
Selv om hver Kilde-til-betalings-prosess er annerledes, vi går ofte gjennom de samme trinnene med hver prosess. På bildet nedenfor kan du se fremskritt vises.
Det er smart å tenke nøye på forhånd om hvordan du vil nærme deg et S2P-prosjekt. De nærme seg Dette er fordi det kan variere etter organisasjonstype. For eksempel, som en stor organisasjon, med rundt 500 ansatte, må du utdype denne prosessen grundigere enn om du er en liten organisasjon. Dette er fordi størrelsen på prosjektet er større enn med mindre organisasjoner.
I tillegg må du ha din objektiv ha klarhet. En utdanningsinstitusjon eller kommuner har et bredt utvalg av innkjøpskategorier. Tjenesteorganisasjoner, som banker, har vanligvis mindre varierte kjøp. Målene - og derfor omfanget av S2P-prosjektet - varierer derfor sterkt fra organisasjon til organisasjon. Ved å registrere dette riktig på forhånd, kan du forberede prosjektet mer effektivt.
For å lykkes med å fullføre et S2P-prosjekt, er det viktig å innse at det ikke er en rask gevinst. Det er en omfattende prosess som Tid og oppmerksomhet krever. Men når du har fullført prosjektet, kan du definitivt høste fordelene.
Logisk fasing av et S2P-prosjekt
Et S2P-prosjekt har flere fasene. En skjematisk oversikt over disse fasene finner du nedenfor.
Prosjektfasen
Det hele starter med en prosjektidee. Når du utvikler den ideen, blir den en prosjektforslag. Med tillegg av et omfang og en oversikt over handlingene endres dette til en prosjektplan. Denne fasen inkluderer markedsundersøkelse og anbud og tar vanligvis omtrent to måneder.
Implementeringsfasen
I implementeringsfasen kommer mange aspekter sammen. Dette inkluderer prosessdesign, men også oppsett av programvaren, opplæring av ansatte og utrulling av prosjektet. I løpet av implementeringsfasen vil Go-Live plassering. Etter denne milepælen måles og justeres effektene der det er nødvendig.
Fullføringen
I tillegg til prosjekt- og implementeringsfasen er gjennomføringen av et S2P-prosjekt også svært viktig. Her bestemmer du (på forhånd) hva som skal være klart når prosjektet er fullført. Spør deg for eksempel: når vil prosjektteamet være klart og vil overføringen finne sted til linjeorganisasjonen? På denne måten har du en klar ide om sluttmålet, og du vet hva du jobber mot.
Prosessdesign og kanalstrategi
Prosessdesignet må samsvare med målet ditt. Her skiller du mellom de forskjellige kanalene du har. På denne måten sikrer du blant annet kostnadsbesparelser og effektivitet. I tillegg gir en tydelig prosessdesign deg mer innsikt, kontroll og kontroll. Dette fører igjen til fornøyde brukere.
I tillegg til prosessdesign anbefaler vi også en kanalstrategi på. Dette tydeliggjør hvordan rutene går når du bestiller. Forespørselen kan for eksempel gå via en katalogforespørsel, en gratis forespørsel eller en repeterende forpliktelse.
Men ikke alle organisasjoner bruker alle disse typer utgifter. Én en størrelse passer alle-løsning fungerer derfor for (nesten) ingen organisasjon. Nedenfor er et eksempel på hvordan en kanalstrategi kan se ut. Vi kaller denne visualiseringen metro kart.
Du foretrekker å skreddersy kanalstrategien til typen innkjøp. Å kjøpe et parti røde penner er tross alt annerledes enn å kjøpe programvare, råvarer eller ansette personale. Med sistnevnte har du en mye høyere risikoprofil, og du må ofte takle høyere beløp.
Tips for å lykkes med å takle S2P-prosjektet
Med mer enn 15 års erfaring i Source-to-Pay-prosjekter, ser vi at en rekke fallgruver gjentar seg regelmessig. For å komme foran dem deler vi en rekke tips for å lykkes med å takle prosjektene dine.
- Den mektige klienten
Hos S2P & More opplever vi effekten av en kraftig klient om og om igjen. En god kunde er avgjørende for at prosjektet skal lykkes. Han eller hun gjør dette ved å ha en klar visjon om S2P-løsningen. Han inspirerer teamet, sprer S2P-historien og påvirker organisasjonen. Han har også mot, for eksempel til å ta beslutninger på tvers av kjeden eller å gripe inn i prosjektet. En god prosjektleder er ekstremt viktig her, fordi han sørger for at klienten kan handle sterkt.
- Bruk beste praksis
Vi anbefaler å bruke beste praksis. Det er imidlertid mulig at de forsvinner i bakgrunnen under prosjektet. Vi ser dette regelmessig, for eksempel når du setter opp et program. Prosessen ender da opp med å bli mindre effektiv enn forventet. Derfor anbefaler vi ikke å finne opp hjulet på nytt, men fordype deg i de beste praksisene som allerede eksisterer. Og for å fortsette å bruke disse beste praksisene gjennom hele S2P-prosjektet.
- Fortsett å gjøre konstante justeringer
Vi anbefaler at du holder øye med pulsen etter at prosjektet går live. Tross alt ser vi regelmessig ideen blant selskaper: prosjektet er live, nå er vi ferdige og vi trenger ikke å ta hensyn til det lenger. Da vil du legge merke til at tilfredsheten til slutt er lavere enn på det tidspunktet du startet. Derfor er det viktig å holde seg oppdatert med prosjektet etter at det går live. På denne måten sikrer du at prosjektet er og forblir vellykket.
Profesjonell støtte med ditt S2P-prosjekt
Hos S2P & More har vi mange års erfaring med å støtte Source-to-Pay-prosjekter. På denne måten har vi kunnskapen til å unngå fallgruver og å justere prosjektet til rett tid. Vil du være sikker på at S2P-prosjektet ditt går greit og at du får de beste resultatene? Vi kan støtte deg i dette. Vil du vite hvordan?
