In de vorige blog deelden we wat een S2P-project precies oplevert en hoe je er een vliegende start mee maakt. Nu gaan we een stapje verder. Het S2P-project gaat van start, maar hoe pak je dat aan? En waar moet je op letten? Daar gaan we in deze blog op in.
De volgorde van een S2P-project
Hoewel ieder Source-to-Pay traject weer anders is, doorlopen we bij ieder traject vaak dezelfde stappen. In de afbeelding hieronder zie je de stappen weergegeven.
Het is slim om van tevoren goed na te denken over hoe je een S2P-project wilt gaan aanpakken. De aanpak kan namelijk per type organisatie verschillen. Zo moet je als grote organisatie, vanaf ongeveer 500 medewerkers, dit proces grondiger uitwerken dan wanneer je een kleine organisatie bent. Dan is de omvang van het project namelijk groter dan bij kleinere organisaties.
Daarnaast moet je van tevoren je doelstelling helder hebben. Een onderwijsinstelling of gemeentes hebben een grote diversiteit aan inkoopcategorieën. Dienstverlenende organisaties, zoals banken, hebben meestal minder diverse inkopen. De doelstellingen -en daarmee de scope van het S2P-project- verschilt dus erg per organisatie. Door dit van tevoren goed vast te leggen, kun je het project efficiënter voorbereiden.
Om een S2P-project succesvol af te ronden, is het belangrijk om je te realiseren dat het geen quick win is. Het is een uitgebreid traject dat tijd en aandacht vergt. Maar als je eenmaal het project hebt afgerond, kun je zeker de vruchten plukken.
Logische fasering van een S2P-project
Een S2P-project heeft verschillende fases. Een schematische weergave van deze fases vind je hieronder.
De projectfase
Het begint allemaal met een projectidee. Als je dat idee uitwerkt, wordt het een projectvoorstel. Met het toevoegen van een scope en een overzicht van de acties, verandert dit in een projectplan. Deze fase bestrijkt onder meer de marktverkenning en de aanbesteding en duurt meestal ongeveer twee maanden.
De implementatiefase
Tijdens de implementatiefase komen veel aspecten bij elkaar. Denk hierbij aan het procesontwerp, maar ook aan het inrichten van de software, het trainen van de medewerkers en het uitrollen van het project. Tijdens de implementatiefase vindt ook de Go-Live plaats. Na deze mijlpaal worden de effecten gemeten en waar nodig bijgestuurd.
De afronding
Naast de project- en implementatiefase is de afronding van een S2P-project ook erg belangrijk. Hierbij bepaal je (van tevoren) wat er precies klaar is als het project is afgerond. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag: wanneer is het projectteam klaar en vindt de overdracht plaats naar de lijnorganisatie? Zo heb je het einddoel helder voor ogen en weet je waar je naartoe werkt.
De procesinrichting en kanalenstrategie
De procesinrichting moet aansluiten bij je doel. Je maakt hierin onderscheid in de verschillende kanalen die je hebt. Zo zorg je onder meer voor kostenbesparingen en efficiency. Daarnaast krijg je met een heldere procesinrichting meer inzicht, grip en controle. Dit leidt weer tot tevreden gebruikers.
Naast de procesinrichting raden we ook een kanalenstrategie aan. Hiermee maak je duidelijk hoe de routes lopen bij het bestellen. Zo kan de aanvraag bijvoorbeeld via een catalogusaanvraag, vrije aanvraag of repeterende verplichting gaan.
Maar niet iedere organisatie gebruikt al deze soorten spend. Een one size fits all-oplossing werkt daarom voor (bijna) geen enkele organisatie. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe een kanalenstrategie eruit kan zien. Deze visualisatie noemen wij de metrokaart.
De kanalenstrategie wil je het liefste afstemmen op het type inkopen. Het inkopen van een batch rode pennen is immers anders dan het inkopen van software, grondstoffen of inhuur van personeel. Bij het laatste heb je een veel hoger risicoprofiel en krijg je vaak te maken met hogere bedragen.
Tips voor het succesvol aanpakken van je S2P-project
Met meer dan 15 jaar ervaring in Source-to-Pay projecten zien we een aantal valkuilen regelmatig terugkomen. Om die voor te zijn, delen we een aantal tips waarmee jullie projecten succesvol worden aangepakt.
- De krachtige opdrachtgever
Bij S2P & More ervaren we steeds weer de effecten van een krachtige opdrachtgever. Een goede opdrachtgever is cruciaal voor het succes van het project. Dit doet hij of zij door een duidelijke visie op de S2P-oplossing te hebben. Hij inspireert het team, draagt het S2P-verhaal uit en heeft invloed op de organisatie. Ook heeft hij lef, bijvoorbeeld om besluiten over de keten heen te nemen of om in te grijpen in het project. Hierin is een goede projectleider ontzettend belangrijk, want die zorgt ervoor dat de opdrachtgever krachtig kan handelen.
- Gebruik je best practices
We raden aan om gebruik te maken van best practices. Toch kan het voorkomen dat deze gedurende het project op de achtergrond verdwijnen. Dit zien we bijvoorbeeld regelmatig bij het inrichten van software-applicatie. Het proces verloopt dan uiteindelijk minder efficiënt dan verwacht. Daarom raden we aan om niet het wiel opnieuw uit te vinden, maar om je te verdiepen in de best practices die al bestaan. En om deze best practices gedurende het S2P-project te blijven gebruiken.
- Blijf constant bijsturen
Wij raden aan om na de livegang van het project een vinger aan de pols te houden. Wij zien namelijk regelmatig bij bedrijven de gedachte: het project is live, nu zijn we klaar en hoeven we er niet meer op te letten. Dan merk je dat de tevredenheid uiteindelijk lager is dan op het punt waar je op gestart bent. Daarom is het belangrijk om het project na livegang bij te blijven sturen. Op deze manier zorg je ervoor dat het project succesvol is én blijft.
Professionele ondersteuning bij jouw S2P-project
Bij S2P & More hebben we jarenlange ervaring met het ondersteunen van Source-to-Pay projecten. Zo hebben we de kennis in huis om valkuilen te ontwijken en het project op de juiste momenten bij te sturen. Wil je zeker weten dat jouw S2P-project soepel verloopt én dat je de beste resultaten behaalt? Wij kunnen je hierin ondersteunen. Weten hoe?
Neem vrijblijvend contact met ons op.