Tre grunner til å starte et S2P-prosjekt
Organisasjoner starter et Source-to-Pay-prosjekt av en eller flere av disse tre grunnene.
- Ny utvikling innen anskaffelser og finans og blant programvareleverandører.
- Flaskehalser i S2P-prosessen.
- Systemene må byttes ut.
I denne bloggen deler vi noen eksempler på disse grunnene. Tenk for eksempel på utviklingen innen bærekraft. Eller om de nye mulighetene som AI tilbyr. I kunnskapsøkten gikk vi dypere inn i årsakene til å starte et S2P-prosjekt. Vil du se kunnskapsøkten igjen? Det er mulig her.
3 nye utviklinger i feltet
1. Mer oppmerksomhet til bærekraft
Kategorien «ny utvikling» inkluderer for eksempel utvikling innen bærekraft. Siden den lovlige innføringen av Direktivet om bærekraftsrapportering (CSRD) som organisasjon må du dele rapporter om bærekraften til bedriften din og leverandørene dine. Dette påvirker Source-to-Pay-prosessen.
I programvaren ser vi derfor i økende grad oppmerksomhet for bærekraft og ESG. Dette gjør det lettere å registrere risikoen og holde oversikt over bærekraftstiltakene du tar med leverandører.
Et praktisk eksempel er EcoVadis. Dette er en plattform som gir innsikt i bærekraftsvurderingen av organisasjoner i produktkjeder. Flere Source-to-Pay-programvareløsninger tilbyr en standardkobling med EcoVadis.
Du bruker bærekraftsinformasjonen fra leverandørene dine til å designe RFI-er og RFP-er og registrere kontrakter.
2. Anskaffelser fokuserer mer på strategisk verdiskaping
En annen utvikling er at innkjøp i mange organisasjoner fokuserer mer på strategisk verdiskaping. Der fokuset tidligere var på skarpe forhandlinger med leverandører og kostnadsreduksjon, fokuseres nå i økende grad på:
- Realisering av strategiske partnerskap med leverandører.
- Fremme innovasjon.
- Bidra til bærekraft.
For å gi dette strategiske bidraget, er det viktig å ha kontroll over S2P-prosessen din. Still deg selv spørsmål som: Hvilke leverandører gjør vi forretninger med? Hva er kontraktene våre? Og hvordan sikrer vi at kontraktene blir brukt riktig? Et S2P-prosjekt hjelper deg med å oppnå denne kontrollen.
3. Generativ AI og smarte analysefunksjoner
En annen utvikling som tydelig øker: generativ AI. Verktøy som ChatGPT og Microsoft Copilot er en integrert del av mange organisasjoner.
Generativ AI vises også i økende grad i Source-to-Pay-programvare. For eksempel hjelper det å automatisk generere tekster for RFI-er og RFP-er eller å utarbeide kontrakter. Fakturamatching i programvare blir også stadig mer intelligent gjennom bruk av AI.
I tillegg er generativ AI et kraftig verktøy å bruke til Intelligent analyse. Der dette alternativet pleide å komme som en egen modul, blir det nå i økende grad integrert i programvaren. Tidligere måtte du ta deg tid til å trekke konklusjoner fra analyser selv. Nå skjer dette i økende grad mellom arbeidene. For eksempel, når du bestiller en bestemt vare og ser en popup med: «Vi ser at du har bestilt en vare x før. Vil du lage en katalog ut av dette?»
Starte et S2P-prosjekt på grunn av flaskehalser
Mange Source-to-Pay-prosjekter starter på grunn av flaskehalser i prosessen. Flaskehalsene kan oppleves av kjøpere, innkjøp, finans eller IT. For eksempel ser vi ofte at brukere er misfornøyde med prosessen fordi de må utføre mange manuelle handlinger og synes systemet er ubrukervennlig. Vi ser også ofte at Finance and Procurement ikke har tilstrekkelig kontroll og innsikt i prosessen, eller at det er revisjonsproblemer.
Vår kunde Nærmere led av ulike flaskehalser i prosessen. Det var en grunn til at de startet prosjektet.
En annen vanlig flaskehals er partnerskap med leverandører. Vi ser at kundene våre ønsker å samarbeide digitalt med leverandørene sine fra én plattform. På denne måten kan de umiddelbart utveksle hoveddata, innkjøpsordrer og fakturaer. En god S2P-prosess kan effektivisere dette samarbeidet. Med vår kunde Kongelig kjeve Dette var en viktig grunn til å starte S2P-prosjektet.
Bytte ut utdatert programvare
For mange organisasjoner begynner dette problemet å oppstå oftere og oftere. For eksempel har noen S2P-applikasjoner blitt brukt i over 10 år og begynner å bli foreldet. Det er også mulig at søknadskontrakten utløper snart.
Vanligvis har organisasjonens mål endret seg over tid. Selvfølgelig vil du at prosessen og programvaren din skal dekke dine nåværende behov. Nye systemer er ofte mer intuitive og kan spare mye tid for organisasjonen din. Derfor er det lurt å ikke erstatte en applikasjon en-mot-en, men også å se hvordan du kan optimalisere og forbedre.
Vi har ROC Sentral-Nederland bidro til å erstatte P2P-applikasjonen og oppnå prosessforbedringer. Her kan du lese nøyaktig hvordan det gikk.
Slik får du S2P-prosjektet i gang
Du kan starte et nytt S2P-prosjekt av forskjellige grunner. Selvfølgelig vil du foretrekke at dette prosjektet skal løpe jevnt. Vi har en rekke tips for dette.
1. Begynn med en god analyse
Fordi: å måle er å vite. En god grunnlinjemåling er viktig for å få S2P-prosjektet i gang. Dette gir deg en god ide om din nåværende situasjon og måten å forbedre den på. Ta for eksempel følgende spørsmål i analysen din:
- Hvilke mål har du?
- Hvilke flaskehalser opplever du for øyeblikket i prosessen?
- Hvilken utvikling er det i markedet?
- Hvordan scorer du på en rekke KPIer sammenlignet med referansen?
- Hva støter brukerne inn i?
- Hvilken informasjon mangler du fortsatt?
2. Sammenlign resultatene dine med målestokken
Med en grunnlinjemåling du har et klart bilde av den nåværende situasjonen for prosessene i organisasjonen din. Er resultatene av grunnlinjemålingen nær referanseindeksen? Da går Source-to-Pay-prosessen allerede bra. I dette tilfellet er det viktig at du beholder det som er bra og fortsetter på denne måten.
3. Forbedre der det er nødvendig
Vi ser jevnlig at organisasjoner mener at S2P-prosessen må tas opp på en stor måte. Men dette trenger ikke alltid å være tilfelle. Det er også mulig at bare noen få deler må forbedres. Små forbedringsprosjekter kan også gi mange resultater.
Hvis analysen din viser at visse fakturaer, for eksempel, ikke kommer ordentlig, trenger ikke hele systemet å bli revidert. Da kan det også være tilstrekkelig å bare jobbe med visse filtyper.
4. Lag en forretningssak
Ser du et stort forbedringspotensial i organisasjonen din? Deretter et større S2P-prosjekt og en forretningssak trengs. Her forklarer du hva prosjektet vil koste og hva det vil levere. Du ser ikke bare på den økonomiske fortjenesten, men også på økningen i kvalitet, brukervennlighet og mer effektive arbeidsmetoder.
5. Kom i gang med ditt S2P-prosjekt
Du har nå fullført forberedelsene til Source-to-Pay-prosjektet. Dette lar deg starte de neste trinnene i S2P. Vil du ha flere tips om hvordan du nærmer deg dette? Fortsett deretter å lese på bloggen vår.
Profesjonell støtte med ditt S2P-prosjekt
Det er mange grunner til å sette opp et nytt S2P-prosjekt. Men som vi sa i begynnelsen av denne bloggen, starter du ikke bare et Source-to-Pay-prosjekt. Vil du være sikker på at prosjektet ditt går greit og får de beste resultatene? Vi kan støtte deg i dette. Vil du vite hvordan? Ta gjerne kontakt med oss.
