.jpg)
Generativ AI i S2P-applikasjoner
Generativ AI bryter nå også inn i Source-to-Pay-applikasjoner. Vi ser en sterk utvikling innen automatisering av fakturabehandling, for eksempel automatisk koding av fakturaer basert på bestillingshistorikk. Større S2P-applikasjoner integrerer også chatbots som støtter brukere for å finne riktig bestillingskanal eller leverandører og automatisere oppgaver. Dessverre er dette fortsatt begrenset i mellommarkedsløsninger.
Vi forventer at generativ AI snart vil spille en viktig rolle i å forbedre opplevelsen av «guidet kjøp», forutsi innkjøpsbehov og optimalisere leverandørstyring ved å gjenkjenne risiko raskere. AI forenkler også kontaktanalyse ved automatisk å sjekke klausuler og hjelper til med å oppdage svindel ved å gjenkjenne uregelmessigheter i transaksjoner. Dette fører til mer effektive, nøyaktige innkjøpsprosesser og kostnadsbesparelser.
Microsoft Copilot og ChatGPT: Fordelene
I tillegg til generativ AI i S2P-applikasjoner, kan du også bruke AI til å støtte ditt daglige arbeid. To av de mest kjente AI-verktøyene er Microsoft Copilot og ChatGPT. Begge tilbyr støtte, men på en annen måte og med unike fordeler.
Microsoft Copilot
- Den største fordelen med Copilot er dens direkte integrasjon med verktøy som Word, Excel og Teams. Du kan for eksempel redigere kjøpsdokumenter eller notere møtereferater fra arbeidsflyten.
- Copilot hjelper til med å automatisere manuelle oppgaver, for eksempel leverandøradministrasjon, ved å automatisere smart dataanalyse og automatiske dokumentoppdateringer.
Chat GPT
- ChatGPT, derimot, tilbyr en fleksibel og bredere utgang. Du kan bruke den til grundige analyser, for eksempel spørsmål om innkjøpsstrategier eller optimalisering av kontraktsstyring.
- Det er et utmerket verktøy for å lage mer komplekse dokumenter, for eksempel kjøpsavtaler, og gir tilpassede svar som gjør hele S2P-prosessen mer effektiv.
- Også praktisk: med nettsøkefunksjonen får du for eksempel et raskt innblikk i tilgjengelige leverandører på markedet.
Ditt utgangspunkt med generativ AI: ledeteksten
AI-verktøy som Microsoft Copilot og ChatGPT tilbyr hver sine fordeler. Men for å bruke disse verktøyene effektivt, er det viktig å gi AI-verktøyet en god melding.
En ledetekst er spørsmålet du gir til et AI-verktøy som input. Kvaliteten på utgangen avhenger av hva og hvordan du spør. Jo tydeligere og mer spesifikt spørsmålet ditt er, jo mer målrettet AI kan generere et svar som oppfyller dine behov.
Dette gjør rask formulering til en nyttig ferdighet når du arbeider med AI-verktøy, for eksempel ChatGPT og Microsoft Copilot. Har du mestret denne teknikken en gang? Da sparer du verdifull tid som du kan bruke på andre prioriteringer.
Med PREPARE kan du sette opp en effektiv ledetekst
Ønsker du å formulere en effektiv ledetekst? Med disse trinnene gir du klare spørsmål som fokuserer på resultatet du trenger:
- PROMPT: Still spørsmålet til poenget
Jo tydeligere spørsmålet er, desto bedre blir resultatet. Unngå vage formuleringer og fokuser på det du virkelig vil vite. - ROLLE: Gi en rolle og sett konteksten
Be AI om å påta seg en bestemt rolle. La for eksempel AI svare fra perspektivet til en prosjektleder i S2P. Du vil legge merke til at resultatet fokuserer bedre på behovene til den spesifikke rollen. - EKSPLISITT: Navngi mål og målgruppe
Et godt svar er skreddersydd til et mål og målgruppe. For eksempel krever en tekst for en styringskomité en annen skrivestil enn å kommunisere til operasjonelle kjøpere. Du kan angi denne forskjellen i ledeteksten din. - PARAMETERE: Angi parametere for utdata
Vil du ha et kort og kraftig svar? Angi deretter at utdataene må forbli innenfor et visst antall setninger. Dette gjør utgangen tydelig og til poenget. - SPØR: Fortsett å spørre om svaret ikke er perfekt
Er du ikke fornøyd? Be AI-verktøyet om justeringer, for eksempel å bruke en bestemt skrivestil eller legge til kilder. På denne måten fortsetter du å spørre til svaret oppfyller dine krav. - RATE: La AI dømme for seg selv
Du kan også be AI-verktøyet om å gjennomgå tekstene eller dokumentene dine. Dette kan gi nyttige forslag til forbedringer, slik at du raskt kan øke kvaliteten på arbeidet ditt. - FØLELSER: Gi AI en følelse
Selv om AI ikke har noen følelser, er disse verktøyene programmert til å tilpasse seg dine behov. Du kan indikere at AI-verktøyet er en perfeksjonist eller at det skal påta seg rollen som en lidenskapelig ansatt. Dette kan gi overraskende gode resultater.
Vår S2P-ekspert Esmee deler et tips for å få enda mer ut av AI-verktøyet ditt:
«Bekreftelse er ikke bare bra for en person, men også for et AI-verktøy. AI har kanskje ikke en følelse, men det indikerer at svaret er i ønsket retning! Han tar dette med seg til neste svar.»
Ta en kritisk titt på den genererte utgangen
Du vet nå hvordan du lager en effektiv ledetekst. Ved å bruke AI på riktig måte kan du spare mye tid på oppgaver som å forberede presentasjoner, rapporter og dokumenter. Dette gir deg mer plass til å fokusere på det som virkelig betyr noe for deg. Men vær alltid kritisk til utdataene som AI-verktøy genererer for deg.
Noen ganger kan AI-verktøy generere fiktiv eller feil informasjon. For å redusere denne risikoen, bør du fortsette å tenke kritisk selv. Spør ChatGPT eller Copilot om kildene som brukes. På denne måten kan du selv bestemme om kilden er gyldig eller ikke. Og sjekk også om disse kildene eksisterer: AI kan hallusinere her også. Du kan til og med angi i ledeteksten at en setning bare er gyldig hvis det er minst to kilder som sier det samme. Et eksempel på en slik melding kan være:
«Gi 3 tips om endringshåndteringsteknikker som du kan bruke i programvareimplementeringer. Støtt teksten din med en tydelig kildereferanse i APA-stilen. Sørg for at du bruker minst to pålitelige akademiske artikler for hvert tips for å sikre troverdighet.
Brukstilfelle av generativ AI i S2P
Du kan bruke generativ AI for mange forskjellige applikasjoner innen Source-to-Pay. Tenk for eksempel på:
- Forberedelse av maler for kontrakter;
- Oppsummering av samtaler som markedskonsultasjoner eller møter;
- Gjennomgang av leverandørenes kontrakter
- Forbereder brukerøkter eller svarer på brukerspørsmål.
I videoen nedenfor deler vi trinn for trinn hvordan du kan bruke generativ AI til å utarbeide tildelings- og/eller avvisningsbrev.
Du kan også gjøre god bruk av generativ AI når du forbereder forbruksanalysen, selv når du bruker flere kildefiler. Nysgjerrig på hvordan dette går trinn for trinn? Gjøre Opprett en konto her og se videoen.
Med en konto får du tilgang til kunnskapsbasen vår hvor du kan gå gjennom alle kunnskapsøkter og laste ned praktiske whitepapers.
