Hvorfor er det slik? Fordi mange av fordelene knyttet til e-fakturering også delvis kan oppnås med en velorganisert prosess rundt PDF-fakturaer. Tenk på kostnadsbesparelser gjennom automatisering eller mer effektiv behandling gjennom OCR-teknologi, denne programvaren har vært i bruk i lang tid. Så hvorfor skal du som organisasjon seriøst jobbe med e-fakturering?
Ulemper med OCR
De siste årene har programvareleverandører investert mye tid og energi i å forbedre OCR-programvaren. Med introduksjonen av maskinlæring og, mer nylig, AI, er det tatt betydelige skritt fremover. Imidlertid henger behandlingen av en PDF-faktura alltid etter en kvalitativ og komplett e-faktura (XML). Med en e-faktura er det ikke noe tap av datakvalitet, og gjenkjenning av fakturalinjer er 100 prosent nøyaktig. Denne høye datakvaliteten utgjør forskjellen mellom manuelle handlinger eller ingen manuelle handlinger og gir muligheten for systemkontroller (for eksempel: «Er det en utestående ordre i fakturaen?») Fullt automatisert. I tillegg, som et resultat av systemkontrollene, kan leverandøren direkte mates tilbake uten inngripen fra en ansatt.
En rekke av disse grunnleggende systemkontrollene er innebygd i e-fakturering via Peppol-nettverket som standard. En ekstra fordel med Peppol er at både avsender og mottaker er validert, noe som gjør fakturautveksling tryggere enn PDF-fakturaer.
Imidlertid jobber mange organisasjoner fortsatt med utdatert OCR-programvare. Som et resultat drar de ikke nytte av de nyeste innovasjonene, enn si muligheten til automatisk å sjekke om en faktura oppfyller de nyeste samsvarskravene.
Ser utover bare fakturaen
Den største merverdien av e-fakturering ligger i den bredere konteksten av digitalisering. E-fakturering er ikke et mål i seg selv, men et middel til å ta prosesser i din egen organisasjon og leverandørens til et høyere nivå. Som beskrevet vinner e-fakturering over PDF-fakturaen med glimrende farger. Ved å kombinere e-fakturering med for eksempel e-bestillinger og digitale statusmeldinger, kan du oppnå enda flere fordeler som knapt eller knapt er oppnåelige med PDF-fakturaer.
Se for deg en kjede der en bestilling legges inn digitalt, fakturaen genereres automatisk og leveringsstatusen er kontinuerlig synlig. Ikke bare minimerer dette feilmarginen, men du har også sanntidsinnsikt i økonomiske og operasjonelle prosesser. Tenk på automatisk kommunikasjon om leveringsdatoer og faktureringsstatuser. Denne typen integrert digitalisering tilfører virkelig verdi til prosessen. Dette er ikke en del av fremtiden, dette er allerede mulig i dag.
Fremtiden heter ViDA
I tillegg får europeiske forskrifter fart. Det MVA i den digitale tidsalderen (ViDA) -pakken fra EU innfører en forpliktelse for e-fakturering og digital momsrapportering. Dette betyr at PDF-fakturaen slik vi kjenner den, vil være en saga blott i overskuelig fremtid. Fra 1. juli 2030 må alle fakturaer som krysser landegrensen mellom europeiske land utveksles elektronisk.
Medlemsstatene kan også gjøre e-fakturering obligatorisk for innenlandske transaksjoner. Land som Belgia, Tyskland og Frankrike har også publisert lovgivning som krever innenlandsk e-fakturering fra 2025 og 2026.
Dette er ikke bare en teknologisk endring; det har dype konsekvenser for hvordan selskaper gjør forretninger med hverandre. Organisasjoner som allerede investerer i e-fakturering vil snart være bedre forberedt på denne overgangen og drar allerede fordel av en fordel.
Et skritt mot ekte digitalisering
Det er forståelig at mange organisasjoner tviler på om e-fakturering er verdt investeringen. Men hvis du ser utover fordelene med fakturabehandling, blir det klart at e-fakturering er et avgjørende skritt mot ekte digitalisering. Det forenkler komplekse prosesser, reduserer risikoen for feil og gir innsikt og kontroll som er umulig med tradisjonelle metoder. Den lærer deg hvordan du kommuniserer med leverandørene dine om deres behov for prosessen.
Hva kan du forvente?
For å støtte organisasjoner i denne overgangen vil vi publisere en serie blogger om e-fakturering og relaterte temaer i den kommende perioden, inkludert:
- Hvordan nærmer du deg temaet e-fakturering?
- Hvilken kunnskap trenger du for å komme i gang?
- Hvilke prosessvalg er relevante for å utnytte fordelene ved e-fakturering maksimalt?
Det er på tide å ikke bare tenke på e-fakturering, men å faktisk komme i gang med det. For i morgendagens verden er digitalisering ikke lenger et alternativ, men en nødvendighet.
Torsdag 6. februar 2025 arrangerer vi en kunnskapsøkt om e-fakturering. Vil du være her? Registrer deg for vårt nyhetsbrev og vær blant de første til å motta invitasjonen.
I tillegg, følg med på bloggen vår for mer innsikt og praktiske tips. Sammen forbereder vi organisasjonen din på fremtiden for digital virksomhet.
