Op donderdag 29 februari deelde ROC Midden Nederland in onze kennissessie hun ervaringen over dit project. Deze blog neemt je mee in Source-to-Pay in het onderwijs en deelt de best practices die ROC Midden Nederland toepaste.
Wil je de kennissessie liever terug kijken? Dat kan hier.
Trends en uitdagingen in Source-to-Pay binnen de onderwijssector
Een klein beetje context voor we induiken op het project van ROC Midden Nederland. Wat gebeurt er nu precies binnen het Source-to-Pay vakgebied? En wat merk je daarvan als onderwijsinstelling?
Verschuivingen in de Source-to-Pay markt
In de Source-to-Pay markt merken we dat er veel overnames bij softwareleveranciers plaatsvonden. Neem Proquro bijvoorbeeld. Deze applicatie speelt een grote rol in de onderwijssector en is een aantal jaren geleden overgenomen door Exact. Deze overname heeft niet alleen impact op de applicatie, maar ook op het accent van de applicatie.
Bovendien zien we een verschuiving van Purchase-to-Pay naar Source-to-Pay. Source-to-Contract software ontwikkelt zich verder in de markt. Dit is zeker relevant voor onderwijsinstellingen waarbij de afstand met en tussen de colleges en/of diensten vaak (fysiek) groot is. Een S2P-scope kan namelijk zorgen voor standaardisatie en efficiëntie over deze colleges en diensten heen. Voor je organisatie kan het dus waardevol zijn om ook dit aspect in je scope op te nemen.
Goed inkopen wordt steeds belangrijker
Het aantal studenten dat instroomt in het MBO neemt de laatste tijd af. Dit maakt goed en transparant inkopen belangrijker dan ooit. Het optimaliseren van het Source-to-Pay proces biedt hierin nieuwe mogelijkheden. Met de marktontwikkelingen liggen er voor veel onderwijsinstellingen kansen om aanzienlijke verbeteringen te realiseren in hun S2P/P2P-processen. Door je processen te optimaliseren, krijg je meer grip op rechtmatig inkopen. Meer inzicht zorgt voor betere sturing.
Daarom is een systeem dat naadloos aansluit op de behoeften en wensen van je organisatie belangrijk. Maar waar kies je als onderwijsinstelling voor? Ga je voor een alles in één ERP-systeem? Of moet je kiezen voor een losse P2P- of S2P-applicatie? In algemene zin kun je ervan uitgaan: hoe meer bestellers je hebt en hoe groter je organisatie, hoe sterker de behoefte is voor een losse S2P/P2P-applicatie. Is je organisatie kleiner? Dan is een alles in één ERP-systeem mogelijk voldoende.
Hoge ambities en een uitdagend plan bij ROC Midden Nederland
ROC Midden Nederland had een ambitieus plan om hun P2P-proces te optimaliseren: in november 2022 startte ROC Midden Nederland met het project. De livegang moest in januari 2024 gerealiseerd zijn. Door de expertise en adviezen van P2P & Verder en de structuur van de interne projectleider is het gelukt. Met een strakke planning, slechts 3 maanden implementatietijd en in één keer overgaan op het nieuwe systeem, is ROC Midden Nederland nu live. Intussen zijn al veel van hun doelstellingen behaald. Dit is hoe zij het project hebben aangepakt.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Binnen het project waren veel verschillende belanghebbers betrokken. De afdelingen Inkoop en Finance hadden ieder hun eigen behoeften en wensen die zij graag terug zouden zien in de applicatie. Wij waren daarom vanaf het begin af aan betrokken om ROC Midden Nederland goed te begeleiden in het traject.
Het projectteam van ROC Midden Nederland kwam wekelijks samen. Ze bespraken per onderwerp de prioriteit. Dit was tijdsintensief, maar leverde later in het project veel op. De behoeften en wensen waren duidelijk. Dit zorgde voor:
- Strak geformuleerde vraagstelling en eisstelling.
- Heldere key issues en use cases.
- Direct contact met de juiste partijen.
“In de marktconsultatie heeft ROC Midden Nederland getoetst welke mogelijkheden leveranciers bieden voor onderwerpen waar wij net anders zijn dan andere organisaties. Zo moet de nieuwe applicatie voor Finance mogelijkheden hebben voor minstens 7 boekingsdimensies en ProRata BTW goed ondersteunen. Voor ons was het belangrijk deze onderwerpen zo vroeg mogelijk getoetst te hebben.”
– Elisabeth Varkevisser, Financieel specialist
Wat ROC Midden Nederland als tip meegeeft: “Wanneer je met partijen om de tafel zit, neem hier dan de tijd voor. Gebruik deze momenten om met de leverancier te sparren over hoe de software werkt. Wees kritisch en vraag door. Zo kom je er goed achter of de applicatie geschikt is voor jouw organisatie en kan voldoen aan de behoeften en wensen.”
Door de gedegen voorbereidingen verliep voor ROC Midden Nederland de aanbesteding soepel. Uiteindelijk kwam Visma SpendCloud als winnaar uit de aanbesteding.
Big-bang implementatie
Als alternatief voor een overgangsfase, besloot ROC Midden Nederland tot een big-bang implementatie. Dit houdt in dat je in de livegang in één keer overstapt van je oude applicatie naar de nieuwe, met alle modules én organisatieonderdelen. Zo werkt iedereen direct in één systeem. Marjon Rietveld vertelt: “Ik had dit niet anders willen doen.”
Idealiter had ROC Midden Nederland meer tijd gehad voor de inrichting. Het tijdslot van drie maanden dat ROC Midden Nederland ervoor reserveerde was erg ambitieus. Bepaalde processen werden namelijk pas na de livegang uitgewerkt, terwijl je dit het liefst voor de livegang wil doen. Met meer tijd kun je beter testen in een testomgeving en nog meer uitzonderingen en scenario’s uitschrijven. Maar: het doel was om het jaarwerk van 2023 in de nieuwe applicatie te doen. En dit heeft erg veel tijd bespaard!
Hun tip: Test het systeem ook met collega’s buiten de projectgroep. Dit geeft een frisse blik op hoe het systeem is ingericht en maakt inzichtelijk waar je collega’s tegenaan lopen.
Het succes voor een soepel project: creëer draagvlak
Aan het begin van een P2P-project start iedereen fanatiek, maar dat momentum vervliegt. Het project duurt lang en vraagt veel tijd en energie van jou en je collega’s. Dan daalt de motivatie. Dit gebeurde ook bij ROC Midden Nederland. Ze waren dan ook blij met de hulp van onze P2P & Verder consultant Esmee als externe projectleider.
“Door Esmee werden we actief betrokken in het project. Dit enthousiasmeerde en motiveerde iedereen. Zo kwamen we onze afspraken na en liep het project soepel.”
– Elisabeth Varkevisser, Financieel specialist
ROC Midden Nederland ervaarde het werken in kleine projectgroepen als positief. Iedereen wist precies waar hij of zij aan toe was. Bovendien is het fijn om er vanaf de start mensen bij te hebben die de tijd nemen en krijgen om vol enthousiasme op te gaan in dit project.
Organiseer webinars en Q&A sessies
Daarnaast is het van belang dat je de rest van de organisatie meekrijgt in de veranderingen. Bij een nieuw systeem hoort natuurlijk ook een nieuw proces. Het is dan ook belangrijk dat je niet het oude proces in het nieuwe systeem verwerkt.
Daarom organiseerde ROC Midden Nederland webinars en Q&A-sessies. Dit zorgde niet alleen voor draagvlak binnen de organisatie, maar had als bijkomend voordeel dat je het meteen opmerkt als er na livegang nog elementen niet goed ingericht zijn. Ook was het fijn dat de vragen tijdens de Q&A sessies geclusterd zijn. Deze konden we dan in één keer beantwoorden. Dit scheelde ROC Midden Nederland veel tijd. Werkinstructies zijn belangrijk, maar veel mensen lezen deze niet. Houd hier rekening mee.
“Iedereen gaat anders om met veranderingen. Neem mensen bij de hand. Doorvragen, uitleggen, uitleggen en nog eens uitleggen helpen hierbij. Dit kost tijd, maar levert ook veel op!”
– Marjon Rietveld, adviseur inkoop
En nu: tijdwinst en efficiënter proces
Inmiddels is het nieuwe systeem al even live. En heeft ROC Midden Nederland kunnen wennen aan de nieuwe inrichting. Het levert een efficiënter proces op en de gebruikers zijn tevreden over dit proces.
De Finance-afdeling was voorheen weken bezig om de boekingsregels goed te zetten. Nu met een goed ingericht systeem is het een stuk inzichtelijker. Het is een verademing dat het maken van een jaarafsluiting zo makkelijk en soepel ging.
Voor Inkoop is het een groot voordeel dat de besteller nu beter naar de juiste leverancier gestuurd wordt (“guided buying”). Zo wordt het voor de besteller makkelijker om een bestelling te plaatsen bij gecontracteerde leveranciers.
Denk jij nu bij het lezen: dat wil ik ook! Maar kun je net als ROC Midden Nederland een expert gebruiken die het project in goede banen leidt? Neem vrijblijvend contact op met Ewald.
