Generatieve AI in S2P-applicaties
Generatieve AI breekt nu ook door binnen Source-to-Pay applicaties. We zien sterke ontwikkelingen bij het automatiseren van factuurverwerking, zoals het automatisch coderen van facturen op basis van boekingshistorie. Grotere S2P-applicaties integreren daarnaast chatbots die gebruikers ondersteunen om het juiste bestelkanaal of juiste leveranciers te vinden en taken te automatiseren. In mid-market oplossingen is dit jammer genoeg nog beperkt zichtbaar.
We verwachten dat generatieve AI straks een grote rol speelt in het verbeteren van de “guided buying” experience, het voorspellen van inkoopbehoeften en het optimaliseren van leveranciersbeheer door risico’s sneller te herkennen. AI vereenvoudigt ook contactanalyses door clausules automatisch te controleren en helpt bij fraudedetectie door afwijkingen in transacties te herkennen. Dit leidt tot efficiëntere, nauwkeurigere inkoopprocessen en kostenbesparingen.
Microsoft Copilot en ChatGPT: de voordelen
Naast generatieve AI in S2P-applicaties, kun je ook AI gebruiken als ondersteuning in je dagelijks werk. Twee van de bekendste AI-tools zijn Microsoft Copilot en ChatGPT. Beide bieden ondersteuning, maar op een andere manier en met unieke voordelen.
Microsoft Copilot
- Het grootste voordeel van Copilot is de directe integratie met tools zoals Word, Excel en Teams. Zo kun je vanuit je workflow inkoopdocumenten bewerken of vergadernotulen notuleren.
- Copilot helpt om handmatige taken, zoals leveranciersbeheer, door slimme data-analyse en automatische document updates te automatiseren.
ChatGPT
- ChatGPT biedt juist een flexibele en bredere output. Je kunt het gebruiken voor diepgaande analyses, zoals vragen over inkoopstrategieën of het optimaliseren van contractbeheer.
- Het is een uitstekende tool voor het creëren van complexere documenten, zoals inkoopovereenkomsten, en levert antwoorden op maat die je hele S2P-proces efficiënter maken.
- Ook handig: met de webzoekfunctie krijg je bijvoorbeeld snel inzicht in beschikbare leveranciers op de markt.
Jouw startpunt met generatieve AI: de prompt
AI-tools als Microsoft Copilot en ChatGPT bieden elk hun eigen voordelen. Maar om deze tools effectief in te zetten is het belangrijk om de AI-tool goede prompt te geven.
Een prompt is de vraag die je als input aan een AI-tool geeft. De kwaliteit van de output hangt af van wat en hoe je het vraagt. Hoe duidelijker en specifieker je vraag is, hoe gerichter AI een antwoord kan genereren dat aansluit op jouw behoeften.
Dit maakt promptformulering een handige vaardigheid in het werken met AI-tools, zoals ChatGPT en Microsoft Copilot. Heb je deze techniek eenmaal onder de knie? Dan bespaar je kostbare tijd die je aan andere prioriteiten kunt besteden.
Met PREPARE stel je een effectieve prompt op
Wil je een effectieve prompt formuleren? Met deze stappen zorg je voor heldere vragen die gericht zijn op het resultaat dat je nodig hebt:

- PROMPT: Stel de vraag to-the-point
Hoe duidelijker de vraag, hoe beter de output. Vermijd vage formuleringen en focus op wat je echt wilt weten. - ROLE: Geef een rol en bepaal de context
Vraag AI om een specifieke rol aan te nemen. Laat AI bijvoorbeeld antwoorden vanuit het perspectief van een projectleider in S2P. Je zult merken dat de output zich beter richt op de behoeften van die specifieke rol. - EXPLICIT: Benoem het doel en de doelgroep
Een goed antwoord is afgestemd op een doel en doelgroep. Zo vraagt een tekst voor een stuurgroep om een andere schrijfstijl dan de communicatie naar operationele inkopers toe. Dit verschil kun je aangeven in je prompt. - PARAMETERS: Stel parameters in voor de output
Wil je een kort en krachtig antwoord? Geef dan aan dat de output binnen een bepaald aantal zinnen moet blijven. Dit maakt je output overzichtelijk en to-the-point. - ASK: Vraag door als het antwoord niet perfect is
Ben je niet tevreden? Vraag de AI-tool om aanpassingen, zoals het gebruik van een specifieke schrijfstijl of het toevoegen van bronnen. Zo blijf je doorvragen totdat het antwoord voldoet aan jouw eisen. - RATE: Laat AI zelf beoordelen
Je kunt de AI-tool ook vragen om je teksten of documenten te beoordelen. Dit kan handige suggesties opleveren voor verbeteringen, waardoor je snel de kwaliteit van je werk verhoogt. - EMOTIONS: Geef AI een emotie mee
Ook al heeft AI geen emoties, deze tools zijn geprogrammeerd om zich aan te passen aan jouw wensen. Je kunt aangeven dat de AI-tool een perfectionist is of dat hij de rol van een gedreven medewerker moet aannemen. Dit kan verrassend goede resultaten opleveren.
Onze S2P-expert Esmee deelt een tip om nog meer uit je AI-tool te halen:
“Een bevestiging is niet alleen fijn voor een mens, maar ook voor een AI-tool. AI heeft misschien geen gevoel, maar hiermee geef je wel aan dat het antwoord in jouw gewenste richting zit! Dit neemt hij dan weer mee naar het volgende antwoord.”
Kijk kritisch naar de gegenereerde output
Je weet nu hoe je een effectieve prompt kan maken. Door AI op de juiste manier in te zetten, kun je veel tijd besparen bij taken zoals het voorbereiden van presentaties, rapporten en documenten. Zo houd je meer ruimte over om te focussen op wat voor jou echt belangrijk is. Maar wees altijd kritisch naar de output die AI-tools voor je genereren.
Soms kunnen AI-tools fictieve of incorrecte informatie generen. Om dit risico af te vangen, doe je er goed aan om zelf kritisch na te blijven denken. Vraag ChatGPT of Copilot naar de gebruikte bronnen. Zo kun je zelf bepalen of de bron valide is of niet. En controleer ook of deze bronnen bestaan: óók hierin kan AI hallucineren. Je kunt zelfs in de prompt aangeven dat een bewering pas valide is als er minimaal twee bronnen zijn die hetzelfde zeggen. Een voorbeeld van zo’n prompt kan zijn:
“Geef 3 tips over verandermanagementtechnieken die je kan toepassen bij software-implementaties. Onderbouw je tekst met duidelijke bronverwijzing volgens de APA-stijl. Zorg ervoor dat je voor elke tip minimaal twee betrouwbare academische artikelen gebruikt om de geloofwaardigheid te waarborgen.”
Use Case van generatieve AI in S2P
Je kunt generatieve AI voor veel verschillende toepassingen gebruiken binnen Source-to-Pay. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het opstellen van templates voor contracten;
- Samenvatten van gesprekken zoals marktconsultaties of vergaderingen;
- Beoordelen van contracten van leveranciers;
- Het voorbereiden van gebruikerssessies of beantwoorden van gebruikersvragen.

In de video hieronder delen wij stap voor stap hoe je generatieve AI kan inzetten voor het opstellen van gunnings- en/of afwijzingsbrieven.
Ook voor het opstellen van je spend-analyse kun je generatieve AI goed gebruiken, zelfs wanneer je gebruikmaakt van meerdere bronbestanden. Benieuwd hoe dit stap voor stap gaat? Maak hier een account aan en bekijk de video.
Met een account krijg je toegang tot onze kennisbank waarin je alle kennissessies terug kunt kijken en praktische whitepapers kunt downloaden.