Denne bloggen tar deg inn i Source-to-Pay innen utdanning og deler de beste praksisene som ROC Midden Nederland brukte.
Vil du heller se kunnskapssesjonen igjen? Det er mulig her.
Trender og utfordringer innen kilde-til-betaling i utdanningssektoren
Litt kontekst før vi dykker ned i ROC Midden Nederland-prosjektet. Hva skjer egentlig innenfor Kilde til betaling studieretning? Og hva legger du merke til om dette som utdanningsinstitusjon?
Endringer i kilde-til-betal-markedet
I Source-to-Pay-markedet merker vi at det har vært mange oppkjøp blant programvareleverandører. Ta Proquro, for eksempel. Denne applikasjonen spiller en stor rolle i utdanningssektoren og ble kjøpt opp av Exact for noen år siden. Denne overtakelsen har ikke bare innvirkning på søknaden, men også på aksenten til applikasjonen.
I tillegg ser vi et skifte fra Purchase-to-Pay til Source-to-Pay. Programvare fra kilde til kontrakt fortsetter å utvikle seg i markedet. Dette er absolutt relevant for utdanningsinstitusjoner der avstanden med og mellom forelesninger og/eller tjenester ofte (fysisk) er stor. Dette er fordi et S2P-omfang kan sikre standardisering og effektivitet på tvers av disse høyskolene og tjenestene. Så det kan være verdifullt for organisasjonen din å også inkludere dette aspektet i omfanget ditt.
Godt kjøp blir stadig viktigere
Antall studenter som går inn i MBO har gått ned den siste tiden. Dette gjør godt og gjennomsiktig innkjøp Viktigere enn noensinne. Optimalisering av Source-to-Pay-prosessen gir nye muligheter her. Med markedsutviklingen er det muligheter for mange utdanningsinstitusjoner til å oppnå betydelige forbedringer i sine S2P/P2P-prosesser. Ved å overvåke prosessene dine optimalisere, du får mer kontroll over lovlige kjøp. Mer innsikt fører til bedre styring.
Derfor er et system som sømløst oppfyller organisasjonens behov og ønsker viktig. Men hva velger du som utdanningsinstitusjon? Skal du etter et alt-i-ett ERP-system? Eller bør du velge en egen P2P- eller S2P-applikasjon? Generelt kan du anta at jo flere kjøpere du har og jo større organisasjonen din, desto sterkere er behovet for en egen S2P/P2P-applikasjon. Er organisasjonen din mindre? Da kan et alt-i-ett ERP-system være tilstrekkelig.
Høye ambisjoner og en utfordrende plan hos ROC Midden Nederland
ROC Midden Nederland hadde en ambisiøs plan for å optimalisere P2P-prosessen: I november 2022 startet ROC Midden Nederland prosjektet. Go-live skulle være ferdig i januar 2024. Takket være ekspertisen og rådene fra P2P & Verder og strukturen til den interne prosjektlederen, lyktes vi. Med en stram tidsplan, bare 3 måneders implementeringstid og bytte til det nye systemet på en gang, er ROC Midden Nederland nå live. I mellomtiden er mange av målene deres allerede oppnådd. Slik nærmet de seg prosjektet.
God forberedelse er halvparten av arbeidet
Mange ulike interessenter var involvert i prosjektet. Innkjøps- og økonomiavdelingene hadde hver sine egne behov og ønsker som de ønsker å se gjenspeiles i søknaden. Derfor var vi involvert fra starten av for å veilede ROC Midden Nederland riktig i prosessen.
ROC Midden Nederland prosjektteam møttes ukentlig. De diskuterte prioriteringen etter emne. Dette var tidkrevende, men lønnet seg senere i prosjektet. Behovene og ønskene var tydelige. Dette resulterte i:
- Tett formulert avhør og skadelidte.
- Klar viktige spørsmål og brukstilfeller.
- Direkte kontakt med de rette partene.
«I markedskonsultasjonen testet ROC Midden Nederland hvilke alternativer leverandører tilbyr for emner der vi er litt forskjellige fra andre organisasjoner. For eksempel må den nye økonomiapplikasjonen ha alternativer for minst 7 oppføringsdimensjoner og støtte ProRata-mva på riktig måte. For oss var det viktig å ha testet disse temaene så tidlig som mulig.»
— Elisabeth Varkevisser, Finansspesialist
Hva ROC Midden Nederland gir som et tips: «Når du setter deg ned med fester, ta deg tid til å gjøre dette. Bruk disse øyeblikkene til å diskutere hvordan programvaren fungerer med leverandøren. Vær kritisk og fortsett å stille spørsmål. På denne måten kan du enkelt finne ut om applikasjonen passer for din organisasjon og kan dekke behovene og ønskene.»
På grunn av grundige forberedelser gikk anbudet greit for ROC Midden Nederland. Til syvende og sist fremsto Visma SpendCloud som vinneren av anbudet.
Big-bang implementering
Som et alternativ til en overgangsfase bestemte ROC Midden Nederland seg for en big-bang implementering. Dette betyr at når du går live, bytter du fra den gamle applikasjonen til den nye på en gang live, med alle moduler og organisasjonsenheter. På denne måten jobber alle direkte i ett system. Marjon Rietveld forklarer: «Jeg ville ikke ha gjort dette annerledes.»
Ideelt sett ville ROC Midden Nederland hatt mer tid til å innrede det. Den tre måneders tidsperioden som ROC Midden Nederland reserverte for det var veldig ambisiøs. Visse prosesser ble faktisk først utviklet etter å ha gått live, mens du foretrekker å gjøre dette før du går live. Med mer tid kan du teste bedre i et testmiljø og skrive ut enda flere unntak og scenarier. Men: målet var å gjøre 2023-årets arbeid i den nye applikasjonen. Og dette har spart mye tid!
Tipset deres: Test systemet med kolleger utenfor prosjektgruppen også. Dette gir et nytt blikk på hvordan systemet er satt opp og viser hva kollegene dine står opp mot.
Suksessen for et jevnt prosjekt: skape støtte
I starten av et P2P-prosjekt starter alle fanatisk, men det momentumet fordamper. Prosjektet tar lang tid og krever mye tid og energi fra deg og dine kolleger, og motivasjonen avtar. Dette skjedde også på ROC Midden Nederland. De var derfor fornøyd med hjelpen fra vår P2P & Verder-konsulent Esmee som ekstern prosjektleder.
«Esmee involverte oss aktivt i prosjektet. Dette begeistret og motiverte alle. Slik holdt vi avtalene våre, og prosjektet gikk greit.»
— Elisabeth Varkevisser, Finansspesialist
ROC Midden Nederland opplevde å jobbe i små prosjektgrupper som positivt. Alle visste nøyaktig hvor de sto. Dessuten er det hyggelig å ha folk fra starten som tar og får tid til entusiastisk å engasjere seg i dette prosjektet.
Vær vert for webinarer og spørsmål og svar
I tillegg er det viktig at du får resten av organisasjonen involvert i endringene. Selvfølgelig inkluderer et nytt system også en ny prosess. Det er derfor viktig at du ikke innlemmer den gamle prosessen i det nye systemet.
Derfor organiserte ROC Midden Nederland webinarer og spørsmål og svar. Dette skapte ikke bare støtte i organisasjonen, men hadde den ekstra fordelen at du umiddelbart legger merke til det hvis elementene ikke ble riktig satt opp etter å ha gått live. Det var også hyggelig at spørsmålene ble gruppert under Q & A-øktene. Vi var da i stand til å svare på disse på en gang. Dette sparte ROC Midden Nederland mye tid. Arbeidsinstruksjoner er viktige, men mange leser dem ikke. Ha dette i bakhodet.
«Alle håndterer forandring annerledes. Ta folk i hånden. Å fortsette, forklare, forklare og forklare igjen hjelper med dette. Dette tar tid, men det lønner seg også!»
— Marjon Rietveld, innkjøpsrådgiver
Og nå: tidsbesparelser og en mer effektiv prosess
Det nye systemet har nå vært live en stund. Og ROC Midden Nederland har vært i stand til å venne seg til det nye interiøret. Det gir en mer effektiv prosess, og brukerne er fornøyd med denne prosessen.
Økonomiavdelingen brukte tidligere uker på å fikse bestillingsreglene. Nå med et godt designet system er det mye mer gjennomsiktig. Det er en lettelse at det var så enkelt og greit å avslutte året.
For innkjøp er det en stor fordel at orderen nå blir bedre sendt til riktig leverandør (»guidet kjøp»). Dette gjør det lettere for ordregiveren å legge inn en bestilling hos kontraktsleverandører.
Når du leser, tenker du nå: Jeg vil også ha det! Men, som ROC Midden Nederland, kan du bruke en ekspert for å holde prosjektet på sporet? Ta gjerne kontakt Ewald.
