Waarom is dat zo? Omdat veel van de voordelen die aan e-facturatie worden toegeschreven gedeeltelijk óók gerealiseerd kunnen worden met een goed georganiseerd proces rondom pdf-facturen. Denk aan kostenbesparing door automatisering of een efficiëntere verwerking door OCR-technologie, deze software is reeds lange tijd in gebruik. Dus waarom zou je als organisatie nu wél serieus werk maken van e-facturatie?
Nadelen van OCR
De afgelopen jaren hebben softwareleveranciers veel tijd en energie geïnvesteerd in het verbeteren van OCR-software. Met de introductie van machine learning en, recenter, AI zijn aanzienlijke stappen vooruit gezet. Toch blijft het verwerken van een pdf-factuur altijd achter bij een kwalitatieve en volledige e-factuur (XML). Bij een e-factuur is er geen verlies van datakwaliteit, en het herkennen van factuurregels is 100 procent nauwkeurig. Deze hoge datakwaliteit maakt het verschil tussen wel of geen handmatige handelingen en biedt de mogelijkheid om systeemchecks (zoals: "Is er een openstaande order in de factuur vermeld?") volledig geautomatiseerd uit te voeren. Daarnaast kan de leverancier naar aanleiding van de systeemchecks direct worden teruggekoppeld zonder tussenkomst van een medewerker.
Een aantal van deze basis-systeemchecks is standaard ingebouwd in e-facturatie via het Peppol-netwerk. Een bijkomend voordeel van Peppol is dat zowel de verzender als de ontvanger worden gevalideerd, waardoor factuuruitwisseling veiliger is dan bij pdf-facturen.
Veel organisaties werken echter nog met verouderde OCR-software. Hierdoor profiteren ze niet van de nieuwste innovaties, laat staan van de mogelijkheid om automatisch te controleren of een factuur voldoet aan de meest recente compliance-eisen.
Verder kijken dan alleen de factuur
De grootste toegevoegde waarde van e-facturatie ligt in de bredere context van digitalisering. E-facturatie is geen doel op zich, maar een middel om processen in de eigen organisatie en die van de leverancier naar een hoger niveau te tillen. Zoals beschreven wint e-facturatie met vlag en wimpel van de pdf-factuur. Door e-facturatie te combineren met bijvoorbeeld e-orders en digitale statusberichten, kun je nog meer voordelen realiseren die met pdf-facturen niet of nauwelijks haalbaar zijn.
Stel je een keten voor waarin een order digitaal wordt geplaatst, de factuur automatisch wordt gegenereerd en de status van levering continu inzichtelijk is. Niet alleen wordt de foutmarge hierdoor geminimaliseerd, maar je hebt ook real-time inzicht in je financiële en operationele processen. Denk aan automatische communicatie over leverdata en factuur statussen. Dit soort geïntegreerde digitalisering voegt écht waarde toe aan het proces. Dit is geen toekomstmuziek, dit kan vandaag al.
De toekomst heet ViDA
Daarnaast komt de Europese regelgeving in een stroomversnelling. Het VAT in the Digital Age (ViDA)-pakket van de Europese Unie introduceert een verplichting voor e-facturatie en digitale btw-rapportage. Dit betekent dat de pdf-factuur zoals we die kennen, binnen afzienbare tijd verleden tijd zal zijn. Vanaf 1 juli 2030 moeten alle facturen die de landsgrens tussen Europese landen over gaan elektronisch worden uitgewisseld.
Lidstaten mogen e-facturatie ook voor binnenlandse transacties verplicht stellen. Landen als België, Duitsland en Frankrijk hebben ook wetgeving gepubliceerd waarin binnenlandse e-facturatie verplicht is gesteld vanaf 2025 en 2026.
Dit is niet zomaar een technologische verandering; het heeft ingrijpende gevolgen voor de manier waarop bedrijven met elkaar zakendoen. Organisaties die nu al investeren in e-facturatie zijn straks beter voorbereid op deze transitie en profiteren nu al van een voorsprong.
Een stap naar echte digitalisering
Het is begrijpelijk dat veel organisaties twijfelen of e-facturatie de investering waard is. Maar als je verder kijkt dan alleen de voordelen voor factuurverwerking, wordt duidelijk dat e-facturatie een cruciale stap is richting echte digitalisering. Het maakt complexe processen eenvoudiger, verkleint de kans op fouten, en biedt inzicht en controle die met traditionele methoden onmogelijk zijn. Het leert je communiceren met je leveranciers over hun wensen voor het proces.
Wat kun je verwachten?
Om organisaties te ondersteunen bij deze overgang, zullen we de komende periode een reeks blogs publiceren over e-facturatie en aanverwante thema’s. Hierin behandelen we onder meer:
- Hoe pak je het onderwerp e-facturatie aan?
- Welke kennis heb je nodig om te starten?
- Welke proceskeuzes zijn relevant om de voordelen van e-facturatie maximaal te benutten?
Het is tijd om niet alleen over e-facturatie na te denken, maar er ook echt mee aan de slag te gaan. Want in de wereld van morgen is digitalisering niet langer een optie, maar een noodzaak.
Op donderdag 6 februari 2025 verzorgen wij een kennissessie over e-facturatie. Wil je hierbij zijn? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang als een van de eersten de uitnodiging.
Blijf daarnaast onze blog volgen voor meer inzichten en praktische tips. Samen maken we jouw organisatie klaar voor de toekomst van digitaal zakendoen.
