Dette var Dichterbijs utfordrende spørsmål, der vi fikk lov til å hjelpe dem. Og det var det vi gjorde. Fra analyse og grunnlinjemåling å endre ledelse og ettervern. Du kan oppdage hvordan denne prosessen gikk og hva virkningen var i denne bloggen.
Utfordringen: behovet for grep og kontroll
Nærmere er en omsorgsorganisasjon for mennesker med intellektuell funksjonshemming. Organisasjonen tilbyr oppholdsrom, barnehage, barnepass og arbeidsplasser. Det er nå mer enn 940 lokasjoner, hvor totalt mer enn 2800 heltidseksperter er ansatt. En stor organisasjon med høy innkjøpsetterspørsel.
Og det bringer oss til utfordringen med Closer. Tross alt var det behov for mer kontroll og kontroll av Purchase-to-Pay-prosessen. Closer er en desentralisert organisasjon, der omsorg for klienter med intellektuell funksjonshemming står sentralt. Lokasjonene selv er ansvarlige for innkjøp for sine kunder. I en slik situasjon er det vanskelig å få oversikt og innsikt. Dette førte til at de interne prosessene gikk greit. Brukerne var heller ikke fornøyd med applikasjonene. Vi begynte å jobbe med det.
Løsningen: brukervennlig programvare
For en så stor organisasjon er sentral koordinering veldig viktig. Derfor har P2P & Verder en prosjektteam sammensatt med Dichter ansatte fra IT, økonomi og innkjøp. Dette teamet ble støttet av en lydbrettgruppe med brukere av systemene.
Med dette teamet undersøkte vi de riktige programvare for nærmere. Etter nøye evaluering valgte vi Filelinx sin AFAS innkjøp og fakturabehandling. Et brukervennlig og effektivt system, så lenge du setter det opp riktig. Med sikte på å brukervennlighet Derfor koblet vi et dusin kataloger til innkjøpsportalen, slik at ansatte kunne kjøpe med minimale administrative handlinger.
Dichter pleide å jobbe med et eget ordre- og fakturabehandlingssystem. Nå er disse 2 systemene i 1 applikasjon. Som et resultat er det automatisk mulig å matche bestillingen med fakturaen og dermed forbedret kontroll. For Closer var ny programvare Det tar litt å bli vant til i begynnelsen. Dette er fordi det stiller krav til hvordan du utarbeider bestillingen og hva du er enig med leverandøren.
Etter å ha lagt et godt grunnlag i prosjektet, begynte Dichter selv å jobbe med Kjøp-til-betalings-prosess skal kontinuerlig optimaliseres. Fra P2P & Verder tok vi på oss en coacherrolle her, slik at Dichter i økende grad er på egne ben. Til slutt, for å sikre endringene i organisasjonen, har vi en intern kontrollplan utarbeidet. I de kommende årene vil Dichterbij fokusere mer på dataene som denne planen gir.
Slik opplever Dichterbij samarbeidet med P2P & Verder
Erik Roefs-Kling er anskaffelsesteamleder i Dichterbij. Han likte samarbeidet veldig godt: «Jeg syntes prosjektstøtten fra P2P & Verder var veldig hyggelig. Selv etter noen få oppgaver ble delt mellom flere personer fra P2P & Verder. Innholdskunnskapen og den konstante utfordringen i organisasjonen sørget for tett prosjekttilsyn der ansvaret ble følt og båret i fellesskap.
Til slutt er jeg fornøyd med rådene for å sikre oppfølgingen internt. Ved å skape denne rollen internt, er dette til syvende og sist godt sikret i organisasjonen vår, og vi jobber med kontinuerlig forbedring av P2P-systemet.
Betydningen av ettervern i en endringsprosess
Etter implementering av ny programvare og prosedyrer, ettervern og endringsledelse av stor betydning. Dette er den eneste måten å utnytte systemet optimalt. Det er grunnen til at vi fra P2P & Verder holdt periodiske diskusjoner med kjedeansvarlig det siste året. På denne måten holder vi fingeren på pulsen selv etter implementeringen, og Dichterbij var i stand til å utnytte vår kunnskap.
Resultatet: ett år etter at de ble lansert, har antall PO-er økt, og det har ikke vært noen nedgang etter å ha gått live (noe som ofte oppstår ved implementering av prosjekter).
Tom, vår konsulent i P2P & Verder, sier: «Det er kult å se at Dichter nå fortsetter uavhengig. Sammen med brukerne ønsker de å fortsette å forbedre bestillings-til-betalingsprosessen.»
Nærmere kraften til P2P & Beyond
Ellen Hofmans er operativ kjøper og kjedesjef i Dichterbij. Hun deler sine erfaringer med P2P & Verder: «Det jeg syntes var ekstremt hyggelig var den konkrete tidsplanen som ble utarbeidet og gjennomgått hver 6. uke. Som et resultat ble det store bildet oversatt til små, oppnåelige trinn. Disse førte til slutt til selve utrullingen.
Styrken til P2P & Verder er engasjement med prosjektet og prosjektpersonalet. Dette betyr at alle prosjektansatte jobbet som et team og forble motivert gjennom hele prosessen. I tillegg var også lydbrettgruppen intensivt involvert under valg. Som et resultat ble prosjektet rullet ut varmt.
Veiledningen og veiledningen som P2P & Verder ga selv etter levering var veldig hyggelig. Dette varierte fra å definere oppgaver og ansvar til sparring om mulige muligheter og spørsmål som oppstår fra prosjektet. Derfor ser jeg med selvtillit og stor glede på fremtidige muligheter for å optimalisere P2P-prosessen ytterligere.»
Er du også klar for endring?
På Dichterbij har den nye P2P-prosessen gitt mye effektivitet. Trenger du også en partner som hjelper deg med å implementere eller optimalisere P2P-systemet eller prosessen? Ta gjerne kontakt med oss.
