Denne bloggen er basert på første del av webinaret vårt om e-fakturering. Nysgjerrig på hva annet vi har å si om dette emnet? Se her returner webinaret når det passer deg.
Hva er e-fakturaer?
E-fakturering sender og mottar fakturaer mellom organisasjonens regnskapsprogrammer, dine kunder og leverandører. Gjennom en datastandard, for eksempel XML, kan dataene fra en e-faktura behandles direkte i mottakerens systemer og omvendt.
Hva er fordelene med e-fakturering?
E-fakturering er rett og slett den mest effektive måten å fakturere på. Likevel sender mange selskaper i Nederland sine fakturaer via e-post i PDF-format. Som leverandør må du først konvertere data fra regnskapssystemet til en PDF for å kunne sende fakturaen. Deretter må kunden dechiffrere PDF-fakturaen (med OCR, for eksempel) for å behandle den i kontoene sine.
E-fakturering omgår disse prosesstrinnene og gjør OCR foreldet. Som et resultat er det en sjanse for feil i faktureringsprosessen, mange ganger mindre og fakturaer behandles raskere. Endelig øker e-fakturering troverdighet av fakturaene. Blant annet på grunn av bruk av elektroniske signaturer og overføring over et sikkert nettverk.
Hvordan sender du e-fakturaer?
Du kan sende og motta e-fakturaer via ulike nettverksmodeller og kanaler. Én nettverksmodell er måten kunden og leverandøren bytter e-fakturaer på. Kanalen bestemmer plattformen og formatet som brukes.
Nettverksmodeller
Innenfor nettverksmodellene skiller vi mellom en 2, 3 og 4 hjørnemodell. Det 2-hjørnemodell er den enkleste lenken. Her utveksles e-fakturaer direkte mellom leverandørens og kundens regnskapssystemer, vanligvis via XML eller EDI. I praksis er dette bare nyttig hvis en klient har et lite antall faste leverandører, fordi hver lenke er en egen investering.
Med en 3-hjørnemodell den første investeringen er allerede mer attraktiv. Denne modellen betyr at både kunde og leverandør knytter seg til en tjenesteleverandør, for eksempel et leverandørnettverk. Dette øker skalerbarheten til investeringen, fordi du nå kan bytte e-fakturaer med enhver leverandør som er koblet til dette nettverket.
Det er nå mulig at leverandør og klient ikke er i samme nettverk, og det er derfor ennå ikke mulig å bytte e-fakturaer. For å komme rundt dette kommer vi til 4-hjørnemodell. Kunden og leverandøren er begge tilknyttet en tjenesteleverandør, og disse tjenesteleverandørene er knyttet til hverandre. Det mest kjente eksemplet på dette er Peppol-nettverket.
Kanaler
Som kunde kan du velge hvilke kanaler du vil bruke for å gjøre e-fakturering med leverandører mulig, og derfor er det godt å forstå de forskjellige alternativene. I forrige avsnitt har du kanskje lagt merke til at kanalene som brukes til å utveksle e-fakturaer er knyttet til en nettverksmodell.
Her er alternativene:
- Du kan gi leverandører muligheten til å sende en faktura som XML eller UBL via e-post.
- Med EDI kan e-fakturaer sendes direkte fra ett automatisert system til et annet.
- Leverandører kan logge inn på en fakturaportal og opprette og sende en faktura online.
- Du kan også opprette en kobling mellom regnskapssystemene dine og et Peppol-nettverk. Dette er fordelaktig hvis flere leverandører er til stede i dette nettverket, eller hvis leverandørnettverket er koblet til andre tjenesteleverandører.
E-fakturering for din bedrift?
Etter å ha lest denne bloggen, har essensen av e-fakturering forhåpentligvis blitt tydelig. Vil du fortsatt diskutere fordelene med e-fakturering, spesifikt for din organisasjon? Eller er du usikker på hvilke kanaler organisasjonen din best kan bruke? Som et uavhengig konsulentfirma tenker P2P & Verder gjerne sammen med deg. Så føl deg fri ta kontakt med med oss.
