I denne bloggen gir vi deg innsikt i effektiv kontroll, de forskjellige rollene i P2P-prosessen og hvordan du konsekvent implementerer forbedringer.
Denne bloggen er resultatet av et webinar. Vil du heller se det tilbake? Det er det du gjør her.
Hvis du foretrekker å lese informasjonen i ditt eget tempo, har du kommet til rett sted!
Hvorfor aktivt kontrollere P2P-prosessen din?
Det hender ofte at entusiasmen for et P2P-prosjekt avtar når prosjektet er (nesten) fullført. Det kan være mange grunner bak dette. Kanskje har go-live vært skuffende, eller oppmerksomheten til P2P-prosessen avtar.
Selv om du foretrekker å forhindre disse situasjonene, er det ikke alltid mulig. Samtidig dreper lignende tilbakeslag entusiasme for P2P-prosjektet ditt, noe som i verste fall gjør P2P-prosessen mindre effektiv enn før prosjektet. Heldigvis er det med aktiv kontroll for å forhindre P2P-prosessen.
Ingrediensene for en god start
Viktigheten av konstant kontroll i P2P-prosessen blir stadig tydeligere. Store organisasjoner bruker ofte P2P-spesialister som stillinger. På denne måten blir P2P-prosessen kontinuerlig forbedret og vedlikeholdt. Men for mellomstore selskaper er det ofte ikke mulig å bruke en full funksjon for P2P-prosessen. I de neste fire seksjonene tilbyr vi en rekke ingredienser som vil hjelpe deg med å komme i gang med en god start for å få P2P-prosessen til å fungere ordentlig.
Ingrediens 1: Mål
For å fortsette å forbedre P2P-prosessen over lengre tid, start med å bestemme P2P-mål. Med andre ord: hva vil du oppnå med P2P-prosessen din? Forsikre deg om at P2P-målene:
- Samsvar med organisasjonsmål
- Vær forståelig og kjørbar
- Vær oversettbar til KPIer
- Gi veiledning til forbedringsteam
Mål deles ofte inn i kvantitative og kvalitative mål. Nesten alle organisasjoner ønsker å oppnå tids- og kostnadsbesparelser innenfor P2P-prosessen (kvantitativ). Men vi ser også organisasjoner, for eksempel der folk ønsker å forbedre samarbeidet med leverandører eller øke brukertilfredsheten (kvalitativt).
Ingrediens 2: Visjon
For å nå dine mål og dermed oppnå effektiv kontroll over P2P-prosessen din, trenger du en visjon trengs. Dette høres abstrakt ut, men med en klar visjon vet ansatte i organisasjonen hvordan de skal takle visse aspekter ved P2P, for eksempel: hvordan ønsker vi å organisere prosessene? Og hvordan skal programvaren distribueres? Prosesseieren har en ledende rolle i dette; hvis ansatte blir sittende fast med bestemte valg, er prosesseieren ansvarlig for å ta valg. Samtidig er det lettere for både ansatte og prosesseier å ta valg når det er en visjon. Kort sagt: en sterk visjon letter handling.
Ingrediens 3: Data
Datoer I tillegg til visjon, er det et viktig verktøy for å ta de riktige valgene for din P2P-prosesskontroll. Å forstå dagens situasjon krever innsikt i dagens situasjon. Du får den innsikten med data og dataanalyse. Disse fungerer som en kilde til informasjon for å ta og justere valg. I tillegg prøver du å forutsi fremtiden ved hjelp av data slik at du kan forutse det.
For å bruke data effektivt, bruker P2P & Verder DIKW-modell. Med spesifikke spørsmål i hvert av de fire trinnene i denne modellen, vil du til slutt komme til nyttige applikasjoner av data. Og du kan til og med prøve å forutsi fremtidige hendelser.
La oss gjøre dette konseptet konkret med et eksempel: anta at dataene dine viser at halvparten av fakturaene ikke samsvarer med innkjøpsordren (data). Du vet hva som skjedde, så nå undersøker du hvorfor det skjedde. Ved å studere bestillingene kan du finne ut at innkjøpsordrer må standardiseres ytterligere (informasjon). Ellers forblir fakturamatching en delvis manuell prosess (kunnskap). Med de nødvendige justeringene av innkjøpsordrene forventer du at de flyter automatisk oftere (visdom).
DIKW-modellen kan brukes på forskjellige deler av P2P-prosessen, men også på flere lag i organisasjonen.
Ingrediens 4: Team, eier og kapasitet
Selvfølgelig tar det også mennesker og tid å kontrollere og forbedre P2P-prosessen din. Viktige roller for P2P-prosessen inkluderer: prosesseier, prosesskoordinator, prosessekspert og en lydplangruppe. I tillegg må organisasjonen ha tid og kapasitet tilgjengelig for å oppfylle disse rollene.
De prosesseier ser på P2P-prosessen fra et strategisk nivå og er ansvarlig for å kontrollere hele P2P-prosessen.
De prosesskoordinator styrer den daglige driften og er lenken til sluttbrukerne. Eksempler på prosesskoordinatorens oppgaver inkluderer: å sette nye ideer ut i livet, snakke med ansatte om resultatene av en dataanalyse, eller ha leverandørdiskusjoner for å integrere dem med ny programvare. Kontakten mellom prosesskoordinator og sluttbrukere er svært viktig, da dette kan bidra til å bruke programvaren mer effektivt og skape støtte.
De prosessekspert er ofte spesialisert på dataanalyse og/eller de digitale strukturene bak P2P-prosessen. Eksperten er for eksempel onboarding av leverandører for e-fakturering eller gir opplæring til nye ansatte.
Én lydplankegruppe du ser deg ofte under prosjekter for å overvåke endringer og gi tilbakemelding. Men... vi ser også at en lydbrettgruppe ofte blir oppløst på slutten av et prosjekt, mens P2P-prosessen aldri stopper. Derfor anbefaler vi å opprettholde lydbrettgruppen etter å ha fullført et prosjekt.
Gjør forbedringer
Fordi det ofte er mindre tid og kapasitet tilgjengelig i organisasjoner enn oppgaver som skal utføres i P2P-prosessen, må du ta valg. Med andre ord: gjør forbedringer med tilgjengelig kapasitet så effektivt som mulig.
Til dette formål, innenfor P2P & Verder, bruker vi forbedringsmatrise.
I denne matrisen sammenlignes innsatsen med den tiltenkte effekten av en bestemt forbedring.
Ideelt sett er alle forbedringsideer definert på en strukturert måte og satt inn i matrisen. For å støtte dette kan du stille spørsmål som: hva er flaskehalsen vi ønsker å løse? Hvor lang tid tar dette? Og er den tiltenkte effekten i forhold til (tids) investeringen?
Deretter kan du sammenligne kapasitet og prioritet. Anta at optimalisering har høy prioritet, men samtidig koster mye kapasitet, undersøk om en ekstra ansatt muligens kan gi støtte.
Hold sluttbrukerne engasjert
Støtte til endring er viktig i enhver organisasjon. Dette gjelder også for å kontrollere og forbedre P2P-prosessen din. For å oppnå dette er det viktig at sluttbrukerne involverer Hold deg til endringene i P2P-prosessen.
Som vi nevnte tidligere, er lydbrettgruppen et sterkt verktøy for å gjøre konsekvente forbedringer i P2P-prosessen mulig. Men dette er ikke den eneste måten. For eksempel kan du skrive en månedlig blogg, gi et webinar, sette opp et desentralisert P2P-team eller gjøre det tilgjengelig for alle på et intranett med dataforbedring. Uansett hvordan du gjør det, sørg for at du har regelmessige oppdateringer slik at sluttbrukeren holder seg oppdatert. Jo høyere engasjement, jo større støttebase.
Ekstra informasjon og kunnskap
Vil du vite mer om P2P? Nettstedet vårt er fullt av lignende blogger, hvite papirer og webinarer. Alt for å støtte P2P-prosessen din. Selvfølgelig kan du også kontakte oss personlig ved ta kontakt med å inkludere.
21. september arrangerer vi følgende webinar: P2P og endringsledelse. Vil du være her? Så registrer deg for vår nyhetsbrev for å holde seg oppdatert.
