Ved å forbedre P2P-prosessen din, vil du øke effektiviteten i innkjøp og økonomi. Vil du vite hvordan du gjør det? I denne bloggen gir vi fem raske gevinster som vil hjelpe deg med å forbedre P2P-prosessen raskt og enkelt.
Quick Win 1: sørg for en oppdatert erstatningsordning
Skal du på ferie i sommer? Deretter ordne en erstatning for de viktigste oppgavene dine. Dette forhindrer at innkjøpsordrer gjenstår til etter ferien. Dette er også veldig viktig når det gjelder fakturaer. Feil eller sen betaling av fakturaer kan føre til påminnelser og sinte kunder. Derfor ordne en erstatning for å ta vare på disse problemene. La deretter kontaktene og kundene dine vite om dette. Å ordne en erstatning er ofte like enkelt som å sette opp kontoret. Så gjør det!
Av en erstatningsordning ved å sette den opp, forhindrer du forsinkelser og oppgavene fullføres i tide. På denne måten kan du være sikker på at bestillingene dine blir levert og mottatt i tide.
Har ikke kollegaen din utnevnt en erstatter? Kontakt deretter din funksjonelle leder.
Quick Win 2: forbedre innholdet i applikasjonen
For å få P2P-prosessen til å fungere jevnt, trenger du god og høy kvalitet tilfreds trengs. For eksempel masterdata, kontrakter og kataloger.
Ta en titt på dette innholdet. Spørsmål du kan stille:
- Er katalogene dine fortsatt oppdatert?
- Er varene og tilhørende priser riktige?
- Er bestillingsforslagene fortsatt riktige?
- Jobber alle brukere fortsatt i organisasjonen?
- Har de nye ansatte riktig brukerkonto?
Oppgi svarene på disse spørsmålene. Ta en god titt på om og hvilke kolleger du kan bruke til å gi informasjon eller forbedre prosesser. På denne måten kan du enkelt lage en handlingsplan for å forbedre søknaden din. Jo bedre innholdet ditt er, jo lettere er det for brukeren å finne veien rundt applikasjonen. Slik forbedrer du kvaliteten på prosessen.
Quick Win 3: Ring en konkurrent
Ved å forbedre en app, et system eller en måte å jobbe på, kan du lære mye av hverandre. Et annet perspektiv, frisk vind eller nye ideer er inspirerende.
Hos P2P & Verder ligger kunnskapsdeling i vårt DNA. Fra vår webinarer du kan få mye kunnskap, for eksempel. Vi hørte en gang noen si: ingenting så praktisk som et fint stykke teori.
Selvfølgelig er det enda morsommere å få kunnskapen din fra bransjen og jevnaldrende. I en samtale kan du diskutere og utdype spesifikke saker eller emner. Slik deler du kunnskap og erfaring. Så ring den kollegaen, kollegaen eller konkurrenten, planlegg en avtale og lær av hverandre.
Quick Win 4: Koble nye leverandører til e-fakturering
E-fakturering er en skikkelig rask seier. Dette sparer deg og leverandørene dine mye tid. I stedet for å laste ned og signere fakturaer manuelt, er hele prosessen automatisk. Med bare ett klikk har du all informasjonen på rett sted i systemet.
På denne måten kan du effektivisere ikke bare dine egne forretningsprosesser, men også leverandørenes. Er ikke leverandørene dine (alle) koblet til e-fakturering ennå? Så bli med de fem største leverandørene dine i sommer.
Rask gevinst 5: kartlegg dine viktigste P2P-avtaler
September og oktober er ofte populære startdatoer for nye kolleger. Dette betyr at du kan legge til mange nye kjøpere, budsjettholdere og andre brukere til systemet ditt etter sommerferien.
For alle disse nye brukerne er systemet sannsynligvis fortsatt ukjent. Det kan derfor lønne seg å ha en instruksjonskort å sette opp. På denne måten blir nye brukere raskt kjent med de viktigste P2P-avtalene.
I instruksjonskortet kan du inkludere følgende spørsmål:
- Hva bestiller du hvor?
- Hvem kan godkjenne hva?
- Hvordan registrerer du varekvittering?
- Hvordan godkjenner eller avviser du en faktura?
- Hvor kan du gå hvis du har spørsmål?
Vil du vite mer om P2P-prosessen?
Hos P2P & Verder elsker vi å dele kunnskap. For eksempel via vår webinarer og hvite papirer. Her finner du kunnskapsøkter og informasjon om alt relatert til kjøp til betaling. Vil du ha ukentlige tips og raske gevinster? Følg deretter vår side på LinkedIn.
Trenger du en strukturert tilnærming for å oppdage forbedringspotensial? Les vår white paper om grunnlinjemåling og analyse. Her kan du lese alt om å sette opp en grunnlinjemåling, hvordan du best kan analysere P2P-prosessen din og hvilke neste trinn du kan ta.
Og til slutt: har du spørsmål om kjøp-til-betalings-systemet? Eller om de raske gevinstene i denne bloggen? Ta gjerne kontakt med oss.
